Bagi staff keuangan atau HR, mungkin sudah tidak asing lagi dengan istilah software payroll. Sistem ini memang dikelola secara khusus oleh sebuah departemen yang mengelola keuangan perusahaan. Pada perusahaan yang masih kecil, sistem ini biasanya langsung ditangani oleh pemilik perusahaan.
Semakin besar sebuah perusahaan, umumnya sistem payroll juga akan dialihdayakan kepada pihak ketiga. Tujuannya agar proses pencairan gaji karyawan serta berbagai tunjangan maupun bonus, bisa langsung masuk ke rekening sesuai dengan jadwal. Ini juga menjadi cara untuk mencegah keterlambatan.
Manfaat Menggunakan Software Payroll
Ada manfaat utama yang bisa diperoleh saat menggunakan software payroll. Manfaat tersebut yaitu lebih menghemat tenaga, meminimalisir biaya pengeluaran, serta bisa mengeliminasi kesalahan. Proses perhitungan serta pengiriman gaji dapat dilakukan secara singkat. Dengan demikian, divisi HRD dan finance akan mampu melaksanakan tugas lainnya agar lebih produktif.
Selain itu, mempunyai software yang bisa melakukan sistem file sendiri tanpa menyewa pihak ketiga akan memberikan manfaat untuk perusahaan. Selain akan semakin mengurangi pengeluaran, memiliki software payroll sendiri juga bisa meminimalisasi potensi kesalahan komunikasi tentang gaji. Manfaat lainnya yaitu mengurangi interaksi dengan berbagai pihak.
Keuntungan Memakai Software Payroll
Ada beberapa keuntungan yang diperoleh karena kemampuan software payroll dalam mengelola sistem penggajian karyawan. Berikut ini diantaranya:
- Mengkalkulasi Jumlah Gaji Dan Potongan
Payroll memiliki kemampuan menghitung gaji karyawan sekaligus secara otomatis menguranginya dengan berbagai potongan, seperti BPJS atau asuransi dan pajak. Bahkan, sejumlah sistem payroll juga mengakomodasi penggantian biaya atau reimbursement. Contohnya, saat karyawan menggunakan asuransi dari kantor bukan pada Rumah Sakit rekanan.
- Pembuatan Formulir Pajak
Dengan program payroll terbaik, akan bisa juga membuat formulir pajak dan mengirimkannya ke pihak yang bersangkutan. Perusahaan yang memakai sistem pembayaran payroll, akan relatif lebih efisien dan efektif. Alasannya, proses tersebut jika dilakukan secara manual akan sangat menyita banyak waktu.
- Penyimpanan Data Yang Otomatis Dan Aman
Data yang disimpan secara manual, cenderung memakan banyak waktu dan menghabiskan banyak kertas serta ruang penyimpanan. Dengan software payroll, perusahaan tidak harus mempersiapkan hal tersebut. Data tersimpan di sist dan dapat dengan mudah dihapus jika sudah tidak dibutuhkan. Apapun tantangan yang ditemui perusahaan dalam memenuhi kewajibannya terhadap karyawan, dapat dilacak dengan mudah dengan sistem payroll.
- Sesuai Dengan Kebutuhan
Kebutuhan perusahaan memang berbeda-beda dan dengan software payroll akan dapat disesuaikan. Pihak perusahaan bisa memberikan informasi kepada masing-masing vendor mengenai kebutuhannya. Contohnya, perusahaan kecil cenderung membutuhkan fitur yang lebih sedikit daripada perusahaan besar. Ini memang dari segi jumlah karyawan, tentu memiliki perbedaan.
- Self Service
Sistem payroll akan memungkinkan karyawan mengetahui secara langsung tentang berapakah jumlah gaji, waktu kerja, berapa potongan, bonus yang diberikan, dan sebagainya. Pengajuan permohonan juga bisa dilakukan secara otomatis tanpa harus membuat surat ke HRD.
- Laporan Dibuat Sesuai Kebutuhan
Frekuensi transaksi yang tinggi pada sistem payroll, tentu memerlukan laporan yang mudah dibaca. Selanjutnya, dilakukan proses analisa oleh bagian accounting atau keuangan. Pembuatan laporan transaksi secara detail dapat dilakukan sesuai yang dibutuhkan perusahaan.
Manfaat dan keuntungan dari software payroll yang sudah dijelaskan di atas, bisa menjadi dasar pertimbangan Anda untuk mencari software terbaik. Jika memang sedang mencarinya, salah satu yang direkomendasikan adalah krishand.com. Dengan sistem yang baik, manajemen keuangan penggajian karyawan, potongan, dan lain-lain bisa diatur dengan mudah.
Tinggalkan Balasan